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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES OTAVI S.A.S.
CONTENIDO

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  2. DISPOSICIONES GENERALES
  3. OBJETIVO
  4. APLICABILIDAD
  5. MARCO LEGAL O NORMATIVO
  6. DEFINICIONES
  7. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  8. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
  9. REGLAS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES EN OTAVI S.A.S.
  10. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
    1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
  11. TRATAMIENTO AL QUE ESTARÁN SUJETOS LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE OTAVI S.A.S.
    1. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
    2. OTRAS ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO
  12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
  13. ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DEL CARGO DE OFICIAL DE PRIVACIDAD - PROTECCIÓN DE DATOS
  14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
  15. ROL EN EL TRATAMIENTO Y OBLIGACIONES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
  16. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN



1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OTAVI S.A.S., con domicilio en la Carrera 17 # 166 -75, Bogotá - Colombia.

Teléfonos de contacto: (1) 528 -1100 Correo electrónico: protecciondatos@cachivaches.com



2. DISPOSICIONES GENERALES

OTAVI S.A.S., que para efectos de esta política se nombrará "CACHIVACHES"; identificada con NIT 900.008.215-8, con domicilio en la Carrera 17 # 166 -75, en Bogotá, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de las normas que la reglamenten, adicionen o modifiquen, adopta las políticas de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación para todos los datos personales recolectados, procesados, almacenados, usados, actualizados y suprimidos por la empresa.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los empleados y contratistas que prestan servicios en la empresa. Todos los empleados, contratistas, y en general personas que actúen por motivos fundamentados, en nombre de CACHIVACHES, deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus labores. En caso de que no exista vínculo laboral, se deberán tomar las medidas contractuales pertinentes para que quienes obren en nombre de OTAVI S.A.S., queden obligados a cumplirlas.

El incumplimiento de lo establecido en estas políticas podrá originar la imposición de sanciones de tipo laboral y civil, según corresponda. Lo anterior sin perjuicio de las sanciones establecidas en los artículos 23 y 24 de la Ley 1581 de 2012, así como de las sanciones penales correspondientes a fugas de información y violación de datos personales, consagradas en la Ley 1273 de 2009.



3. OBJETIVO

Las políticas de tratamiento de datos personales de OTAVI S.A.S., tienen como objetivo principal dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, así como a las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.

El presente documento establece las pautas y procedimientos a llevar a cabo para una adecuada protección de datos personales en los distintos procesos y en general en desarrollo de las actividades relacionadas con tratamiento de datos personales por la empresa.



4. APLICABILIDAD

Las políticas de tratamiento de datos personales de OTAVI S.A.S, cubren todos los aspectos administrativos, organizacionales, culturales, comerciales y de control que deben ser cumplidos por la Alta Gerencia, empleados, contratistas, aliados, proveedores, clientes y terceros que laboren o tengan relación directa con la empresa.

Las políticas de tratamiento de datos deberán ser integradas en los procesos internos de la empresa, en los cuales se recopilen y traten datos personales.

No obstante, en atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, de estas políticas se excluyen las bases de datos de uso personal o doméstico, salvo cuando estas vayan a ser suministradas a un tercero, caso en el cual se deberá contar con la autorización de los titulares de la información que están dentro de la base de datos, Así como las demás exclusiones que sean establecidas en la Ley.



5. MARCO LEGAL O NORMATIVO

Las políticas de tratamiento de datos personales de la compañía se rigen por las siguientes normas de manera interna y externa:



6. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones, además de las establecidas en el régimen de protección de datos personales, se tendrán en cuenta tanto para las presentes políticas como para el tratamiento de datos personales en la Empresa.



7. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El manejo y tratamiento de datos personales y sensibles, dentro de la empresa, deberá estar enmarcado bajo los siguientes principios, además de los previstos legal y jurisprudencialmente que resulten aplicables:



8. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Para dar cumplimiento a las políticas de tratamiento de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen, se debe tener en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales en la empresa.

La empresa comprende que la información personal de sus empleados, usuarios, clientes y proveedores y terceros en general responde al derecho de hábeas data y en consecuencia, el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y atendiendo, en todo caso, lo establecido por la ley para garantizar a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho de Habeas Data.

La información que se encuentra en las bases de datos y sistemas de información de la empresa ha sido obtenida en desarrollo de sus actividades, y en todo caso, su recopilación se realiza atendiendo los criterios del marco jurídico colombiano.



9. REGLAS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES EN OTAVI S.A.S.

Además de la implementación y búsqueda del cumplimiento de las políticas de tratamiento de datos personales, dentro de CACHIVACHES se observaron las siguientes reglas generales.



10. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

CACHIVACHES hará saber al titular del dato de manera expresa y previa a la autorización del tratamiento de sus datos personales, sobre la existencia y aceptación de las condiciones particulares del tratamiento de sus datos en cada caso, informándole los mecanismos y procedimientos que tiene para conocerlos actualizarlos, rectificarlos o eliminarlos de las bases de datos con información personal.

Las personas que, dentro de la empresa, en desarrollo de sus funciones o actividades, participen en la recolección de datos personales deben informar de manera clara y expresa al titular, con el fin de obtener la autorización para el tratamiento de sus datos personales, acerca de la finalidad del mismo y el carácter voluntario de la autorización, conservando y realizando una adecuada gestión documental ya sea en soporte electrónico, o físico de la prueba de dicha autorización.



10.1 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales podrán, en cualquier momento solicitar a la empresa, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.

La solicitud de supresión de la información no es procedente cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de conservarla.

El Titular tiene dos opciones para revocar su consentimiento:

  1. Revocando la totalidad de las finalidades consentidas: CACHIVACHES a partir de esa solicitud y hacia el futuro no podrá volver a tratar los datos personales del titular, a menos que el titular en un futuro autorice nuevamente el tratamiento de los mismos.
  2. Revocando parcialmente el consentimiento: CACHIVACHES a partir de esa solicitud, y hacia el futuro podrá seguir tratando los datos para la finalidad o finalidades que no fueron revocadas por el Titular.

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que el titular al momento de solicitar la revocatoria indique de manera clara y expresa si la revocación que requiere es total o parcial.

En todo caso, la empresa no podrá exceder los plazos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 para dar trámite y respuesta al respectivo ejercicio de derechos.



11. TRATAMIENTO AL QUE ESTARÁN SUJETOS LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE OTAVI S.A.S.

A los datos personales que reposen en bases de datos, físicas o electrónicas, se les realizará un tratamiento, el cual consiste en las siguientes actividades:


11.1 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

CACHIVACHES recolecta la información de los Titulares, a partir de la implementación y diligenciamiento de formatos y documentos de recolección de datos personales en los cuales se informa al titular acerca de: la finalidad de la recolección, canales y mecanismos para quejas y reclamos, políticas de tratamiento de datos, entre otros aspectos previstos en la Ley.


11.2 OTRAS ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

CACHIVACHES realizará igualmente las actividades: almacenamiento, uso, administración, circulación y supresión de los datos personales.

Las finalidades del tratamiento de datos personales por parte de OTAVI S.A.S. son informadas en el AVISO DE PRIVACIDAD.

Las bases de datos objeto de tratamiento son las siguientes:



12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad de OTAVI S.A.S. ,o los terceros legitimados por ley o autorizados expresamente y por escrito por parte del titular, para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:

Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la petición por parte del área Competente en los casos que se trate de una consulta, mientras que en los casos que se trate de reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción. El área competente informará al titular sobre la recepción de la petición.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo o consulta del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.



13. ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DEL CARGO DE OFICIAL DE PRIVACIDAD - PROTECCIÓN DE DATOS

La responsabilidad de velar por la adecuada protección de datos personales, como del cumplimiento normativo frente al tema en OTAVI S.A.S. estará en cabeza del OFICIAL DE PRIVACIDAD, vinculado a la Alta Gerencia, ante la cual los titulares de datos personales tratados por La Empresa pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

El oficial de privacidad tendrá las siguientes funciones:



14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario 1074 de 2015, los derechos que le asisten a los titulares de la información sobre los cuales CACHIVACHES debe velar para su cumplimiento y garantizar su ejercicio, son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa (Responsable y/o Encargados del Tratamiento). Este derecho podrá ser ejercido igualmente por el Titular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a OTAVI S.A.S. para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).
  3. Ser informado por OTAVI S.A.S. (Responsable y/o Encargado del Tratamiento) previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección de datos personales.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato a OTAVI S.A.S. cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  7. Conocer los cambios sustanciales en la política de tratamiento de datos concernientes a la finalidad e identificación del responsable del tratamiento, a más tardar al momento de la entrada en vigencia de las nuevas políticas.
  8. Para los titulares cuya recolección de datos se realizó con anterioridad a la expedición del Decreto 1074 de 2015, poner en conocimiento las políticas de tratamiento expedidas bajo la regulación de éste.
  9. Acceso a la información personal, para lo cual los encargados y responsables deberán implementar los mecanismos sencillos y ágiles para que se garantice el acceso permanente.
  10. Ejercer el derecho de acceso para actualizar, rectificar, eliminar datos personales.


15. ROL EN EL TRATAMIENTO Y OBLIGACIONES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

OTAVI S.A.S. expide las presentes políticas de tratamiento de información, en cumplimiento de la Constitución y la Ley 1581 de 2012, Así como su Decreto Reglamentario 1074 de 2015; de igual forma se manifiesta que la empresa de acuerdo a los diversos procesos que maneja tanto con sus empleados, contratistas, clientes, usuarios y proveedores ostenta una calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales y como tal debe cumplir los deberes impuestos por la legislación para estos roles dentro del tratamiento de datos personales, contemplados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

Además de las obligaciones establecidas en los artículos citados anteriormente, la empresa deberá asegurarse de adoptar todas las medidas Técnicas, jurídicas y organizacionales para cumplir esta política.



16. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La fecha de entrada en vigencia de la presente actualización a la política es el 01 de enero de 2018. Así mismo su actualización dependerá de las instrucciones del oficial de privacidad de OTAVI S.A.S. en concordancia con los lineamientos de la Alta Gerencia, Así como de las regulaciones posteriores en materia de protección de datos personales que modifiquen, adicionen, supriman o reemplacen la normatividad en materia de protección de datos personales.